Project Associate (Admin and finance) [Open to internal and external applicants]

Anonymisé

Aperçu du poste

Job Description

Tiered Approach

In line with the commitment to safeguard capacity and support personnel already in the organization, a majority of vacancies are advertised using a tiered application process whereby:

- Tier 0: IP staff holding permanent (PA) and fixed-term (FTA) appointments, whose posts will be abolished, or contracts will be terminated or not renewed during 2026
- Tier 1: Other staff holding permanent (PA) and fixed-term (FTA) appointments
- Tier 2: Staff holding temporary appointments (TA), personnel on regular PSA contracts, and Expert and Specialist UN Volunteers
- Tier 3 or no tier indicated: All other contract types from other agencies, and other external candidates

Please make note of the Tier(s) indicated in the vacancy title, if any, and ensure that you satisfy the eligibility to apply.

Office/Unit/Project Description

The Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) appuie les efforts du Gouvernement algérien en matière de gouvernance démocratique, de justice et d'État de droit, conformément au Cadre de Coopération pour le Développement Durable (CCDD 2023–2027) et aux Objectifs de Développement Durable, notamment les ODD 5 (égalité des genres) et 16 (paix, justice et institutions efficaces).

Dans ce cadre, le PNUD met en œuvre plusieurs projets en partenariat avec le Ministère de la Justice, la Direction Générale de l'Administration Pénitentiaire et de la Réinsertion (DGAPR) ainsi que la Cour Constitutionnelle, visant à renforcer l'accès à la justice, promouvoir les droits humains et soutenir l'intégration de l'approche genre dans les politiques publiques.

Les principales interventions incluent

Projet « Appui à la réinsertion sociale des détenus – phase 2 (PARSD) »

Le projet vise à augmenter les chances de réinsertion sociale des détenus, notamment les détenus radicalisés et les femmes détenues, en accompagnant la DGAPR dans :
- le renforcement de la coopération entre les services d'évaluation et d'orientation et les services extérieurs
- la mise en place de conditions adaptées à la prise en charge des détenus radicalisés
- le renforcement de la prise en charge spécifique des femmes détenues
- le développement de l'écosystème de la réinsertion sociale post-carcérale

Projet « Soutien à la carrière des femmes magistrates en Algérie »

Le projet vise à créer un environnement favorable à l'évolution professionnelle des femmes magistrates, en levant les obstacles à leur accès aux postes de responsabilité, à travers :
- la promotion d'évolutions structurelles et de pratiques institutionnelles inclusives
- le développement de programmes de renforcement de capacités et de mentorat
- le renforcement de la coopération internationale pour le partage de bonnes pratiques

Il contribue à l'objectif d'une justice plus inclusive, représentative et efficace.

Projet « Appui à la Cour constitutionnelle »

Ce projet vise à renforcer les capacités institutionnelles de la Cour constitutionnelle et à soutenir son rôle dans la consolidation de l'État de droit, notamment à travers :
- l'appui au renforcement des capacités techniques et institutionnelles
- l'amélioration des pratiques et mécanismes liés au contrôle de constitutionnalité
- le développement d'activités de formation, d'échange et de coopération visant à renforcer la performance et la visibilité de l'institution

Ces projets contribuent à renforcer l'État de droit, à promouvoir des institutions inclusives et à soutenir la participation effective des acteurs institutionnels dans les domaines de la justice, de la gouvernance et des droits humains.

Dans ce contexte, nous recrutons un(e) Project Associate chargé(e) d'assurer un appui renforcé à la gestion administrative, financière et opérationnelle de ces projets du programme Justice et État de droit.

Scope of Work

Sous la supervision directe de l'Analyste de Programme, le/la Project Associate assure un appui à la gestion quotidienne des projets du Programme Justice et État de droit, en garantissant la mise en œuvre efficace des activités, ainsi que le respect des procédures administratives, financières et de passation des marchés.

Il/elle contribue à la gestion opérationnelle des projets, au suivi des activités, au contrôle budgétaire et à la coordination avec les partenaires, afin d'assurer une exécution fluide et conforme des résultats attendus.

Appui à la mise en œuvre des projets et gestion administrative

- Assurer le suivi quotidien de la mise en œuvre des projets conformément aux plans de travail approuvés et aux résultats attendus
- Contribuer à la préparation des rapports d'avancement trimestriels et annuels et veiller à leur soumission dans les délais
- Assurer la gestion et l'archivage des documents des projets, et maintenir des dossiers organisés et conformes aux procédures
- Préparer les correspondances administratives et les notes internes
- Assurer l'appui logistique et administratif à l'organisation des réunions, ateliers, formations et autres activités
- Coordonner avec les unités concernées sur les questions administratives et assurer le suivi des actions
- Participer aux réunions de coordination des projets et assurer le suivi des décisions prises

Gestion financière et budgétaire

- Contribuer à l'élaboration et à la révision des plans de travail annuels (AWP) et des budgets, y compris l'analyse des besoins financiers et des projections
- Assurer le suivi budgétaire des projets, y compris le suivi des dépenses, des engagements et de la disponibilité des fonds, et signaler tout écart
- Vérifier la conformité des dépenses avec les règles, procédures et politiques
- Appuyer le traitement et la vérification des demandes de paiement, en veillant à la complétude des pièces justificatives
- Assurer le suivi des avances de fonds et leur régularisation dans les délais
- Maintenir un système interne de suivi des dépenses garantissant l'exactitude des transactions financières
- Identifier et corriger les anomalies financières (transactions non validées, erreurs budgétaires, incohérences)
- Maintenir des dossiers financiers précis et complets pour les besoins de reporting et d'audit

Appui aux achats et à la logistique

- Appuyer la mobilisation des biens et services nécessaires à la mise en œuvre des activités conformément aux procédures
- Préparer les documents d'achats, y compris les termes de références et les spécifications techniques
- Assurer la liaison avec les fournisseurs et prestataires de services et suivre l'exécution des contrats
- Coordonner les aspects logistiques des activités (réunions, ateliers, formations, événements)
- Assurer le suivi et l'archivage approprié des dossiers d'achats et contrats

Coordination du projet et gestion des partenariats

- Appuyer l'organisation des Comités de Pilotage et des Comités de Coordination des projets
- Assurer la liaison avec les partenaires, les parties prenantes et les membres des comités sous la supervision de l'Analyste de programme
- Assurer le suivi de la mise en œuvre des décisions prises lors des réunions de coordination
- Maintenir une communication efficace avec les unités concernées et les partenaires

Appui à la clôture des projets

- Contribuer à la préparation du rapport final de révision des projets
- Appuyer le transfert des équipements, documents et actifs aux bénéficiaires nationaux conformément aux procédures
- Préparer les documents de clôture, notamment les formulaires CDR/FACE pour signature des partenaires
- Veiller à la finalisation correcte des aspects administratifs et financiers liés à la clôture des projets

Intégration du genre et appui technique

- Appuyer l'Analyste de programme sur les questions liées au genre et contribuer à l'intégration de l'approche genre dans les activités du projet
- Participer à la mise en œuvre des politiques en matière d'égalité de genre
- Contribuer aux analyses genre et à leur intégration dans les dimensions programmatiques et opérationnelles
- Appuyer l'organisation d'activités de sensibilisation, de formation et de renforcement des capacités sur le genre
- Contribuer au processus du label « Gender Equality Seal » et aux initiatives de prévention du harcèlement sexuel
- Fournir un appui technique aux partenaires (gouvernement, agences des Nations unies, etc.) sur les questions de genre

Appui au rôle d'assurance projet

- Appuyer l'Analyste de programme dans les fonctions d'assurance projet, notamment :
- Assurer une liaison efficace avec les membres du Comité de Pilotage
- Contribuer à l'identification et au contrôle des risques du projet
- Veiller à l'alignement entre la stratégie du projet et sa mise en œuvre
- Assurer la cohérence avec le Programme de Pays
- Contribuer à la durabilité des projets
- Faciliter les communications internes et externes
- Veiller au respect des règles, procédures et politiques
- Assurer le suivi des décisions du Comité de Pilotage et des révisions du document de projet

Gestion des connaissances et renforcement des capacités

- Appuyer l'organisation de formations, ateliers et activités de renforcement des capacités impliquant les parties prenantes
- Identifier, documenter et capitaliser les bonnes pratiques et les leçons apprises
- Contribuer au partage des connaissances et à la participation aux réseaux et communautés de pratiques
- Appuyer le développement de produits de connaissance et de mécanismes de diffusion pour renforcer la visibilité et l'impact du projet

Le/la titulaire exécute toute autre tâche relevant de son profil fonctionnel jugée nécessaire pour le bon fonctionnement des projets, du bureau et de l'organisation.

Institutional Arrangement

Sous la supervision directe de l'Analyste du programme, l'Associé(e) au projet travaillera sous sa responsabilité et rendra compte directement à celui-ci/celle-ci. Il/elle collaborera étroitement avec l'équipe du projet ainsi qu'avec les unités du Bureau pays afin d'assurer la bonne exécution des tâches administratives et de gestion financière du projet, conformément aux politiques, procédures et normes.

Competencies

Core

- Achieve Results: Level 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline
- Think Innovatively: Level 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements
- Learn Continuously: Level 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback
- Adapt with Agility: Level 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible
- Act with Determination: Level 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident
- Engage and Partner: Level 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships
- Enable Diversity and Inclusion: Level 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination

Cross-Functional & Technical competencies

- Business Management - Project Management: Capacity to plan, organize, prioritize and control resources, procedures and protocols to achieve specific objectives
- Communication: Capacity to communicate clearly, concisely and unambiguously, both in writing and orally; capacity to adapt messages and communication methods according to the target audience; ability to take into account cultural context in communication
- Strategic Orientation and Operations - Business Acumen: Knowledge and understanding of the organization's operational frameworks and ability to make quick and relevant decisions within this framework
- Partnership Management - Relationship Management: Capacity to collaborate with a wide range of public and private partners, to establish, maintain and strengthen working relationships, trust and mutual understanding
- Finance - Budget Management: Capacity to support the budgetary aspects of the work planning process, including the development and management of team budgets
- Procurement - Procurement Management: Capacity to acquire goods, services or works from external suppliers
- Administration and Operations - Event Management: Capacity to organize and manage events (retreats, trainings, meetings), including identification of venues, accommodation, logistics, catering, transport and disbursements

Qualifications

Education

- A high school diploma is required OR
- A university degree (Bachelor's) in social sciences, management, administration, or other related fields will be duly considered but not required

Experience

- A minimum of 7 years of experience (for high school graduates) or 4 years (for Bachelor's degree holders) in administration, finance, procurement, accounting or other relevant fields

Required Skills

- Excellent command of computer tools on Windows systems and Microsoft Office programs is required
- Proven experience in project administration and financial management (preparation of budgets, annual work plans, procurement processes and financial reports)
- Demonstrated ability to administer and execute financial transactions (budget formulation, financial analysis, expenditure tracking)
- Proven ability to maintain accurate records, ensure compliance with organizational policies and meet reporting requirements

Desired Skills and Assets

- Knowledge and experience in gender issues is an asset
- Experience working within projects, preferably in the development field; previous experience with international organizations, UN system, or development projects is a major asset
- Experience in projects funded by international aid or within development organizations, NGOs or international organizations
- Solid experience in finance and administration with ability to manage multiple priorities
- Excellent organizational, coordination and communication skills

Required Languages

- Proficiency in French and Arabic is required
- Knowledge of English is desirable

Equal opportunity

As an equal opportunity employer, we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate and, as such, we encourage qualified applicants from all backgrounds to apply for roles in the organization. Our employment decisions are based on merit and suitability for the role, without discrimination.

We are also committed to creating an inclusive workplace where all personnel are empowered to contribute to our mission, are valued, can thrive, and benefit from career opportunities that are open to all.

Sexual harassment, exploitation, and abuse of authority

We do not tolerate harassment, sexual harassment, exploitation, discrimination and abuse of authority. All selected candidates, therefore, undergo relevant checks and are expected to adhere to the respective standards and principles.

Right to select multiple candidates

We reserve the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Use of AI by candidates

Applicants are invited to read the guidance for candidates on using AI responsibly in recruitment and selection.

Scam alert

We do not charge a fee at any stage of its recruitment process.

Job Details

- Location: Algiers, Algeria
- Industry: Aviation
- Job Level: Not applicable
- Contract Type: Full-time
- Function: Management and Industrial Sector